Whisthleblowing

INFORMAZIONI IN MATERIA DI WHISLEBLOWING
(ai sensi del D. Lgs. 24/2023)

1. Scopo

Lo scopo della presente comunicazione è quello di supportare il processo di gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing) di cui al D.lgs. 24/23, secondo modalità atte a garantire la tutela della riservatezza dell’identità della Persona segnalante.

Per la tutela del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12, 13 e 14 del Reg. UE 2016/679 si rimanda alla specifica “MDP 08.F – Informativa Interessati – Dati Segnalazioni e Whistleblowing” a cui si rimanda per il dettaglio.

Ai sensi di legge, la F.lli Moreni Srl ha attivato propri canali di segnalazioni whistleblowing, di cui al D. Lgs. n. 24/2023, che garantiscono, la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante, della Persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. F.lli Moreni Srl ha inoltre, provveduto ad elaborare la Procedura interna Whistleblowing a cui si rimanda per il dettaglio.

2. La tutela del Segnalante

Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina garantendo:

– riservatezza della sua identità;
– divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
– limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.

Le tutele di cui sopra non si applicano, invece, quando sia stata accertata la responsabilità del Segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la responsabilità civile del Segnalante per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa. In queste ipotesi, sono, inoltre, previste sanzioni disciplinari.

3. Soggetti che godono della protezione diversi da chi segnala

La tutela è riconosciuta anche a quei soggetti che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, di seguito elencati:

Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado
Colleghi di lavoro del segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
Enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del segnalante;
Enti presso i quali il segnalante lavora (art. 3, co. 5, lett. d));
Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

4. Chi può effettuare la segnalazione?

F.lli Moreni Srl ha provveduto ad applicare applica la procedura di Gestione Whistleblowing e garantisce le tutele previste dal D.lgs. 24/23 per le segnalazioni ricevute da:

Lavoratori subordinati;
Lavoratori con contratto di lavoro tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;
Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali;
Lavoratori autonomi che prestano la propria opera presso la Società;
Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria opera presso la Società;
Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, che prestano la propria opera presso la Società;
Fornitori di beni e servizi della Società;
Soci;
Persone che, anche di fatto, rivestono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

5. Cosa può essere segnalato?

Le Segnalazioni Whistleblowing possono avere ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello di organizzazione e gestione previsti dallo stesso Decreto e adottato dalla Società.

Le Segnalazioni (Whistleblowing) possono avere ad oggetto:

Informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni commesse;
informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse;
elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Le Segnalazioni devono essere fondate su elementi di fatto precisi e concordanti. La Persona segnalante è invitata ad allegare tutta la documentazione comprovante i fatti segnalati, astenendosi dall’intraprendere autonome iniziative di analisi e approfondimento.

Nel caso, invece, di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere equiparate dall’impresa alle segnalazioni ordinarie e, in quanto tali, possono essere trattate in conformità al codice etico aziendale.

6. Le esclusioni

Sono escluse le segnalazioni di seguito indicate:

contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. A titolo esemplificativo, sono escluse le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro o discriminazioni tra i colleghi; tali segnalazioni dovranno continuare ad essere inviate alle funzioni aziendali di competenza;
reclami relativi ai prodotti e servizi di F.lli Moreni Srl tali segnalazioni dovranno continuare ad essere inviate alle funzioni aziendali di competenza;
segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali oppure da atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea con riguardo ai seguenti ambiti: servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio di denaro o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente;
segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

7. Come effettuare la segnalazione: Canali interni di segnalazione

7.1 in forma scritta, con modalità informatiche, tramite collegamento alla piattaforma https://whistlesblow.it/c/flli-moreni-srl/1 su sito internet https://fratellimoreni.it/whistleblowing/ che non può essere raggiunto attraverso la rete aziendale per assicurare la tutela della riservatezza della persona segnalante garantendo così la non tracciabilità attraverso l’utilizzo del web filtering del firewall aziendale.

E’ importante memorizzare il codice di accesso di 20 numeri per accedere allo stato della propria segnalazione, perché in caso di smarrimento non sarà possibile recuperarlo. Il codice ti verrà fornito dopo aver cliccato “Invia”. Si rammenta di non presentare duplicazioni della stessa segnalazione. Per effettuare le integrazioni ritenute necessarie potrà essere utilizzato il Portale, inserendo il proprio codice e accedere alla propria segnalazione.
Collegandosi al link piattaforma https://whistlesblow.it/c/flli-moreni-srl/1 si potrà seguire lo stato di avanzamento di una segnalazione già effettuata, inserendo nell’apposito spazio il numero della segnalazione, oppure si potrà inviare una nuova segnalazione, cliccando sul pulsante dedicato per iniziare.
Se si scegli di inviare una nuova segnalazione, bisognerà leggere l’informativa relativa al trattamento dei dati personali e proseguire (MDP 08.F)
Bisognerà compilare il format completando tutti i campi contrassegnati con l’asterisco, inserendo sul modulo il maggior numero di dettagli possibile riguardo l’illecito da segnalare. Informazioni utili includono date, luoghi, nomi delle persone coinvolte e descrizione dell’evento. Se disponibili documenti, foto o altre prove rilevanti, queste vanno caricate utilizzando la funzione di upload del modulo.
A questo punto si potrà scegliere se fare la segnalazione in modo anonimo oppure se fornire i dati di contatto per eventuali chiarimenti, compilando il seguente format
Revisione e Invio della Segnalazione: Prima di inviare, rivedere tutte le informazioni inserite per assicurarsi che siano accurate e complete. Bisognerà, infine cliccare sul pulsante “Invia” per completare il processo. Riceverai una conferma dell’avvenuta ricezione della segnalazione, questa conferma includerà un numero di protocollo. Il numero di protocollo va annotato o salvato poiché servirà per seguire lo stato della segnalazione o per fornire ulteriori informazioni in futuro.

In forma scritta attraverso posta ordinaria, all’indirizzo della sede della Società “Via dell’Artigianato, 44 – 25030 Orzivecchi (BS) – Italia”. Per questa tipologia di segnalazione è possibile utilizzare l’apposito Modulo di Segnalazione Whistleblowing (MOD 18.02) che fornisce alla Persona segnalante un percorso guidato, strutturato attraverso una serie di domande e di richieste di elementi a supporto, volte a descrivere in maniera chiara, precisa e circostanziata la situazione oggetto della Segnalazione. È importante per la riservatezza della persona segnalante rammentare che per utilizzare questa via è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata segreta” al Responsabile Whistleblowing. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Responsabile Whistleblowing.

In forma Verbale mediante richiesta di incontro diretto con il Responsabile Whistleblowing che verrà fissato entro un termine ragionevole di 7 giorni. In tali casi, previo consenso della Persona segnalante, la Segnalazione interna potrà essere documentata a cura del personale autorizzato mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la Persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

8. Chi è il gestore delle segnalazioni?

Il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è il Responsabile Whistleblowing di F.lli Moreni Srl:

Descrizione Funzione aziendale	Nominativo
Responsabile Sistema di Gestione Integrato	Carol Arrigoni

Il Responsabile Whistleblowing tratta i dati in qualità di soggetti autorizzati al trattamento e, pertanto, possono trattare i dati solo se espressamente autorizzati e previamente istruiti in tal senso dal titolare del trattamento Nuova Sitt S.r.l. ai sensi dell’art. 29, dell’art. 32, par. 4 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy (art. 12, co. 2 del Dlgs n. 24 del 10 marzo 2023).

Le principali attività del Responsabile Whistleblowing sono:

rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;
dare un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
fornisce un riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dal riscontro della ricezione.

Non spetta al Responsabile Whistleblowing accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.

9. Segnalazioni esterni

La Persona segnalante può altresì presentare una Segnalazione esterna1 all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) al ricorrere delle seguenti condizioni:

a) il canale interno è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;

b) la Segnalazione interna presentata secondo i termini previsti dalla presente procedura non ha avuto alcun seguito;

c) la Persona segnalante ha fondati e comprovati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la Persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.